Comment préserver le secret des documents transmis

Comment préserver le secret des documents transmis


La phase précontractuelle est toujours source d’angoisse pour l’entrepreneur : le client, l’investisseur n’est pas encore « ferré » et souhaite en savoir beaucoup plus sur votre projet mais aucun contrat n’a été signé. Le NDA est un peu lourd et risque d’effrayer le partenaire. Alors comment faire ? 
 
En dehors des exceptions légales pouvant protéger vos créations (propriété intellectuelle, brevet…), l’idée en elle-même n’est presque systématiquement jamais protégeable. Seul le contrat peut donc contraindre le partenaire au secret. Dans le cadre de la communication de documents, vous pouvez utiliser la transmission de fichiers PDF protégés par un code en ajoutant une mention dans votre email de transmission :
 
«  Les informations contenues dans ce courrier électronique sont confidentielles. La mention « confidentiel » vous indique la volonté claire et non équivoque de (votre société) de ne pas autoriser la communication des documents fournis en pièce jointe à des tiers non autorisés.  Elles ne sont destinées qu’à la personne ou entreprise dont le nom est mentionné ci-dessus»

La mention "condidentiel" doit donc être apposée sur les documents que vous entendez protéger.

Vous rajoutez ensuite : 
 
« En rentrant le code d’accès qui vous est fournit par (votre société) pour visualiser ce document vous reconnaissez être informé que l’ensemble des contenus qui vous sont communiqués sont juridiquement soumis à une obligation de confidentialité à laquelle vous acceptez expéressement de vous soumettre. Toute utilisation, reproduction, exploitation ou communication à des tiers non autorisés par (votre société) est interdite. Toute violation de ces dispositions est susceptible d’engager votre responsabilité.» 

L'idée de cette démarche consiste à formaliser l'accord de votre interlocuteur à cet engagement contractuel. Vous pouvez renforcer la personnalisation de la titularité de l'autorisation d'accès en envoyant tout simplement le code par SMS plutôt que par email. Il faut alors établir dans votre rédaction le lien entre ce code véhiculé par SMS et les documents mis à disposition en téléchargement ou via l'envoi d'un mail.
  
En toute sincérité, ce mécanisme ne vaut pas un bon NDA (non-disclosure agreement : accord de confidentialité en français) car la preuve du recueil du consentement de votre interlocuteur est délicate en dehors d'un mécanisme efficace de signature électronique en ligne. Mais à défaut de présenter les garanties d'un contrat plus classiquement établi, cette démarche peut constituer un paliatif. En procédant comme indiqué plus avant, vous assurez un début de protection à vos documents et vous vous constituez un commencement de preuve en cas de difficultés. L’effet dissuasif de la démarche, moins formaliste qu’un NDA, permettra aussi d’évoluer dans un cadre plus serein. 

Enfin si vous évoluez dans un secteur de haute valeur ajoutée technologique ou commerciale, ne faites pas l'économie d'une véritable organisation précontractuelle de vos échanges.

 
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